Antrag vom 02.02.2021

Konzept zur Einführung digitaler Gremieneinladungen – Überlastung der Gemeinderats-Geschäftsstelle verhindern

Im VA am 22.07.2020 und in der Vollversammlung am 23.07.2020 hat der Gemeinderat mit der Zustimmung zur GRDS 511/2020 den Grundstein für einen digitalisierten Versand der Gremieneinladungen, Tagesordnungen, Drucksachen und Anträge gelegt. In einem ersten Schritt wurde bereits der Versand von Anträgen, Anfragen sowie der Reaktionen der Verwaltung teilweise digitalisiert. Teilweise deshalb, da die Mitglieder des Gemeinderats übergangsweise noch die Wahlmöglichkeit zwischen einem digitalen und einem papierhaften Versand haben und da dieser elektronische Versand noch manuell und als separate E-Mail von der Geschäftsstelle des Gemeinderats ausgelöst werden muss.

Bereits diese Lösung, die übergangsweise händisch umgesetzt wird, sorgt bei der Geschäftsstelle des Gemeinderats für einen nicht unerheblichen Mehraufwand, da die neu eingegangenen Anträge, Anfragen sowie Reaktionen der Verwaltung in eigens hierfür geführten Listen erfasst werden müssen. Dieser Mehraufwand wurde aber interimsweise billigend in Kauf genommen, um in Sachen Digitalisierung zumindest einen Schritt weiter zu kommen.

Im nächsten Schritt soll auch der Versand der Drucksachen für die Gremien digitalisiert werden. Hierzu sind laut GRDS 511/2020 jedoch noch Programmierungen zu erledigen, die eine automatische Verlinkung aus den elektronisch versandten Gremieneinladungen in die entsprechenden Drucksachen ermöglichen. Diese Programmierungen sollten bis zum Jahresende 2020 finalisiert werden.

Die Geschäftsstelle des Gemeinderats gerät spätestens mit Einführung des digitalen Versands der Gremienunterlagen erneut stark unter Druck, da auch hier die Mitglieder des Gemeinderats zunächst zwischen papierhaftem und digitalen Versand wählen können sollen. Diese Differenzierung verursacht durch die deutlich komplexere Sortierarbeit in der Geschäftsstelle einen weiteren erheblichen Mehraufwand, der mit dem vorhandenen Personal kaum zu bewältigen ist. Insbesondere wäre das der Fall, wenn für alle Stadträtinnen und Stadträte nach jeweiligem Gremium die jeweils gewünschte Art des Versands berücksichtigt werden sollte.

Erschwerend kommt hinzu, dass offenbar die Ressourcen des Teams Softwareengineering im Zusammenhang mit der zweiten Pandemiewelle immer noch stark in der Bereitstellung einer Anwendung für das Gesundheitsamt gebunden sind. Eine technische Umsetzung der oben genannten Verlinkung dürfte sich folglich weiter verzögern. Es ist also zu befürchten, dass das beschriebene Hybridmodell länger als geplant von der Gemeinderats-Geschäftsstelle bereitgestellt werden muss.

Unserer Ansicht nach werden Digitalisierungsmaßnahmen ad absurdum getrieben, wenn diese zu einer Erhöhung manueller Aufwände oder gar Überlastung von Personal führen.

Wir Freien Demokraten beantragen daher:

1. Die Stadtverwaltung möge berichten, bis wann mit der Umsetzung der Verlinkung aus den elektronischen Gremieneinladungen in die jeweiligen Tagesordnungen und Drucksachen – wie in der GRDrs 511/2020 angekündigt – zu rechnen ist.
2. Die Stadtverwaltung möge darstellen, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um den Versand von Gremieneinladungen, Gremienunterlagen, Anträgen/Anfragen etc. nicht nur zu digitalisieren, sondern auch möglichst zu automatisieren (Vermeidung manueller Prozessschritte in der Gemeinderatsgeschäftsstelle)
3. Die Stadtverwaltung erarbeitet einen Vorschlag, wie der Versand von Gremienunterlagen an die Mitglieder des Gemeinderats in der Zwischenzeit (bis zur Umsetzung der finalen digitalen Lösung) dargestellt werden kann, ohne dabei manuelle Mehraufwände bei der Gemeinderats-Geschäftsstelle zur verursachen.